Asistente Ejecutiva para la Oficina de la Dirección Regional

La UICN, a través de su Oficina Regional para México, América Central y el Caribe (UICN-ORMACC), busca una Asistente Ejecutiva para la Oficina de la Dirección Regional, basada en San José, Costa Rica. Bajo la supervisión de la Gerencia Regional de Finanzas y Servicios Corporativos y en estrecha coordinación con el Oficial de Enlace de la Dirección Regional, la Asistencia Ejecutiva proporcionará apoyo administrativo a la Oficina de la Dirección Regional en las gestiones logísticas y de atención operativa.

El rol requiere una persona proactiva, dinámica, organizada y diligente, con iniciativa para anticiparse a las necesidades de la Dirección y la Oficina, coordinando múltiples tareas simultáneamente y apoyando en gestión de viajes, contrataciones, adquisiciones, logística de reuniones y eventos, y manejo de documentación. La Asistencia Ejecutiva manejará información sensible y confidencial, y deberá demostrar los más altos niveles de integridad y discreción.

Las funciones incluyen proporcionar orientación y apoyo administrativo a la Dirección Regional; validar la agenda diaria; organizar la logística de reuniones internas y externas; redactar cartas y memorandos para aprobación y firma de la Directora Regional; revisar y registrar correspondencia entrante; gestionar los preparativos de viaje (autorización, transporte, visado, alojamiento, itinerario, dietas, rendiciones) conforme a la Política de Viajes de UICN; preparar facturas, solicitudes de pago y reclamaciones de gastos; y gestionar la caja chica de apoyo al equipo gerencial.

Funciones adicionales incluyen mantener actualizados los archivos físicos y digitales; apoyar la organización de talleres y eventos, incluyendo movilización de participantes, pagos de viáticos y coordinación con proveedores; realizar el proceso administrativo para adquisiciones y contrataciones de consultores y servicios; elaborar informes de compras; garantizar el uso adecuado y actualización de los Sistemas de Control Interno administrativo en Smartsheet; y apoyar los procesos de auditoría de la Oficina Regional.

Los requisitos incluyen título universitario en Administración de Empresas, Finanzas o carreras afines, y 5 años de experiencia en roles similares, preferiblemente en organismos internacionales, sedes diplomáticas u organizaciones sin fines de lucro. Se requiere nivel intermedio de inglés, manejo de herramientas de cómputo y sistemas administrativos en línea (Office, Smartsheet, NAV), habilidades en revisión y redacción de documentos, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.