Asistencia Administrativa: Programa Enlazando el Paisaje Centroamericano

INTRODUCCIÓN

El Programa de Biodiversidad: Enlazando el Paisaje Centroamericano es un esfuerzo orientado a enfrentar el reto que representa, para los 8 países miembros del Sistema para la Integración Centroamericana (SICA), la fragmentación de sus ecosistemas y el manejo sostenible de sus grandes paisajes. La conservación de ecosistemas prioritarios y la conectividad entre ellos implican la protección, retención y rehabilitación de los vínculos naturales entre los hábitats dentro de los ecosistemas a nivel del paisaje. El término “paisaje” utilizado en este contexto significa “un área, tal como la perciben las personas, cuyo carácter es el resultado de la acción e interacción de factores naturales y/o humanos”.

La región es una de las más ricas y diversas del mundo, tanto en el ámbito terrestre como en el marino. Se estima que, en conjunto, la región posee el 12% de la diversidad biológica del planeta, aunque solo representa el 2% de su superficie (UICN, 2011). Además, ocupa el primer lugar a nivel mundial en densidad de especies de aves y mamíferos, y el segundo en densidad de especies de plantas (Obando y Herrera, 2010). Posee alrededor del 12% de las costas de Latinoamérica y el Caribe, el 8% de los manglares del mundo y 1,600 km de arrecifes coralinos, conteniendo al segundo arrecife de barrera más largo del mundo.

Además de la riqueza natural, la región posee una inmensa y rica diversidad cultural y étnica que se refleja en sus 63 pueblos indígenas y poblaciones afro descendientes y campesinas ubicadas a lo largo y ancho del istmo, quienes ocupan vastas extensiones del territorio, incluyendo áreas protegidas. La población total aproximada en el istmo centroamericano ronda los 48 millones de personas distribuidas en una extensión de 522.000 km2.

La región centroamericana posee problemáticas y retos importantes como la pérdida de ecosistemas, sobre explotación de recursos naturales incluyendo la tala y cacería ilícita, incendios forestales, contaminación en sus cuencas y zonas marinas, pesca ilegal, débil gobernanza en las áreas protegidas, limitado reconocimiento del derecho consuetudinario de los pueblos indígenas, elevados niveles de pobreza, principalmente en la población rural, entre otros. De allí que el objetivo del programa sea el siguiente: “Al 2030 los ecosistemas prioritarios, incluyendo áreas protegidas y su conectividad contribuyen a la adaptación y mitigación al cambio climático, mejorando la calidad de vida de las poblaciones centroamericanas”.

El Programa apunta a la conservación, manejo sostenible y restauración de grandes paisajes del territorio donde se localizan los principales ecosistemas con gran valor económico, ecológico y cultural para la región. En la primera fase, el Programa se implementará en cinco paisajes transfronterizos de los siete países de Centroamérica:

• Paisaje 1: Guatemala – Belice – Honduras (sector Caribe);
• Paisaje 2: Guatemala – El Salvador (sector Pacífico);
• Paisaje 3: Honduras – Nicaragua (Moskitia hondureña y nicaragüense);
• Paisaje 4: Nicaragua – Costa Rica (sector Caribe); y
• Paisaje 5: Costa Rica – Panamá (Reserva de la Biosfera Amistad). En cada uno de estos paisajes las áreas protegidas son el objeto medular de la conservación de la biodiversidad y los espacios entre las áreas protegidas son los sitios de intervención para lograr la conectividad, y así enlazar, en cada gran paisaje, los ecosistemas.

Se espera lograr los siguientes resultados (outputs)

• Capacidades en el manejo efectivo de las áreas protegidas y la conservación de biodiversidad fortalecidas;
• Alternativas económicas más sostenibles favorecen la conectividad y restauración del paisaje;
• Gobernanza para la gestión integrada de paisajes seleccionados es fortalecida, contribuyendo al acceso equitativo de los beneficios de la biodiversidad;
• Capacidades institucionales técnicas y estratégicas de actores nacionales y regionales son mejoradas.
• Cada uno de estos resultados corresponde a los lineamientos estratégicos del Programa.

DESCRIPCIÓN DE CARGO

El/la asistente administrativa dará soporte administrativo general a la UICN, con un especial énfasis en el Programa Regional Enlazando el Paisaje Centroamericano, estará directamente bajo la supervisión de la Coordinación Regional de Administración y Servicios Generales y apoyará la organización de talleres, reuniones y eventos de fortalecimiento de capacidades; el manejo y actualización de manuales y sistemas electrónicos y físicos de procedimientos, facilitar la gestión administrativa de las de bienes y servicios de acuerdo con las políticas de UICN y KfW.

Asimismo, dará apoyo y contribuirá con la organización de las actividades para el/la Coordinador (a) Regional del Programa, los asesores técnicos territoriales y al equipo de trabajo y consultores. Su rol se focalizará en facilitar procesos administrativos para llevar a cabo todas las actividades y resultados programados.

El ámbito geográfico de trabajo del Asistente Administrativo será a nivel de la región de Centro América y estará basado en San José, Costa Rica.
Funciones:

1. La persona contratada deberá dar apoyo en los procesos que se le requieran para la adquisición de bienes, servicios de no consultoría, servicios de consultoría y obras, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN y KfW. En particular asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas en el Manual Operativo del Programa, así como asegurar la calidad de los TDR de adquisiciones de bienes y servicios de no consultoría, lo anterior en estrecha coordinación con el/la Coordinador (a) Regional del Programa, personal técnico y con las organizaciones socias del Programa.
2. Organizar, dar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios, encuentros.
3. Gestionar cotizaciones de bienes y servicios de no consultoría, revisar perfil de los proveedores, elaborar cuadros comparativos en el caso que aplique, solicitar facturas y otra documentación necesaria para realizar los pagos correspondientes.
4. Redactar, registrar y llevar el control físico y electrónico de documentos requeridos para cada proceso de adquisición
5. Manejar y documentar las comunicaciones telefónicas y electrónicas que se establezcan con proveedores, consultores, socios, etc.
6. Preparar todas las solicitudes de acción administrativa (contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.); y asegurar que cumplan con los procedimientos de UICN y de KfW.
7. Contribuir con la organización, tramitología y liquidación de viajes al personal y consultores de acuerdo con procedimientos UICN y KfW.
8. Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración del Programa, incluyendo archivos apropiados y actualizados en los procesos que tenga a su cargo.
9. Mantener actualizado el control administrativo del proyecto en Smartsheet según se le asigne.
10. Preparar informes dentro de su área de competencia.
11. Mantener actualizado, en coordinación con el Asistente de Procurement, el registro de inventario de los recursos físicos de la oficina del Programa y de bienes adquiridos por los socios con fondos del Programa.
12. Apoyar en la coordinación de los servicios de transporte y mensajería de la oficina.
13. Realizar trabajos de recolección de datos, digitación y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point y demás sistemas administrativos de la UICN según se solicite en el proyecto.
14. Contribuir con la preparación de material de divulgación, minutas y memorias de eventos.
15. Apoyar la provisión de información pertinente y oportuna para la planificación y monitoreo de las actividades del Programa.
16. Brindar asistencia en temas administrativos al Personal del Programa o Personal de Socios Implementadores que así lo requiera.
17. Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto.

Tenga en cuenta: Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.

REQUERIMIENTOS

• Grado técnico o bachiller universitario en administración, finanzas, economía, comercio o campo similar. Se aceptarán perfiles de estudiantes de licenciaturas o ingenierías recién graduados.
• Mínimo 1 año de experiencia como asistente administrativo(a), técnico o puestos similares.
• Capacidad para relacionarse con equipos multidisciplinarios, organizaciones y actores de diferentes sectores.
• Alta capacidad de organización y actitud propositiva.
• Facilidad de expresión escrita.
• Cortesía, respeto y tolerancia en el trato con las personas.
• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales de procedimientos y uso de herramientas administrativas electrónicas.
• Nivel intermedio de inglés.
• Habilidad para trabajar bajo presión.
• Sensibilidad social, cultural, ambiental y de género.
• Habilidades en la solución de problemas, creatividad, iniciativa e innovación.
• Buenas habilidades en procesamiento de textos, hoja de cálculo y habilidades informáticas.
• Sensible y dispuesto a trabajar bajo el enfoque de género y los principios de respeto a los derechos de pueblos indígenas.

POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del “Sistema de gestión de recursos humanos” de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón “Apply”.

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/

Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.